語録入力-日報構成部品

2020年05月04日

語録の入力画面

語録は語録集という大きな単位と、その語録集の中に登録される実際の値である語録から構成されます。例えば「顧客リスト」という語録集の中に、

  • 株式会社○○
  • 有限会社XX
  • 田中さん

といった語録データが格納できます。 語録はプランによって異なりますが、GOLD PLANの場合、1つの語録集に対して最大1,000件までの語録が登録可能です。
必要になったら追加し、不要になったら消していく、とても柔軟な使い方ができます。 語録は選択肢1行テキストを合わせたような機能を持つパーツです。
選択肢パーツと異なり、語録は容易に新しい語録を追加可能です。この特性を生かして現場名、顧客名、商品名など頻繁に追加される項目に向いています。

語録を含む日報の入力画面例
語録を含む日報の入力画面例

語録を含んだ日報の各種出力画面

PDFに出力すると次のように表示されます。

語録を含む日報をPDFに変換した出力結果
語録を含む日報をPDFに変換した出力結果

CSVに出力すると次のように表示されます。

語録を含む日報をCSVに出力し、Excelで開いた画面
語録を含む日報をCSVに出力し、Excelで開いた画面

ご紹介したサンプルのデータは以下のリンクからダウンロードできます

Nipoの受信・送信BOXからは次のように表示されます

クラウド日報Nipoのアプリ上から語録を表示した画面
クラウド日報Nipoのアプリ上から語録を表示した画面

設定画面

日報テンプレートの編集画面では次のような設定画面となっております。

語録の初期設定画面
語録の初期設定画面

タイトル
タイトルを編集できます。改行も扱えます
使用する語録集の選択
語録集を選択します。語録集は別途用意する必要があります
入力必須
ONにすると0文字だった場合に日報の提出ボタンが押せなくなります。この機能は無料プランでは無視されます
単語の新規登録許可
日報作成時にまだ登録されていない語録が入力されたときに新規登録することを許可する場合はONにします
説明文
日報作成者が何を書くべきか迷わないようにするために説明を付すことができます。

語録集の作成

語録集の作成手順は次のとおりです

語録集の作成
語録集の作成

語録集に名前をつけます。名前はわかりやすく識別できるような名称をつけます。
作成されたばかりの語録集は空っぽです。作成した語録集を選択し、データを登録してみましょう。
語録集に登録する語録は、必ず値とふりがなのペアで登録する必要があります。

「ふりがな」は日報作成時、文字入力で絞り込みの検索となります。部分一致で検索可能です 「値」は実際に日報上へ表示されるものです。

語録集に語録を追加する
語録集に語録を追加する

ここで、「顧客が100人もいるのに手動で登録させるのは大変!」と思うかもしれません。でも語録については全てを完璧に整える必要はありません。 頻繁に利用する顧客名を10件程度登録したらそれで完了です。詳しくは後述しますが、不足分については必要になったタイミングでその都度追加できます。

語録集を使った単語の絞り込みについて

早速、日報を書いてみましょう。一覧から選択する他、キーボードから文字を入力すると「絞り込み」もできます。

このあたりは「選択肢」パーツと違う点その1ですね。

語録集から目的の語録を絞り込む
語録集から目的の語録を絞り込む

上の図は、[s]と入力して絞り込みした様子です。「sandbox」や「axis」「asnpuru」といったSの付いた語録がリストアップされているのが確認できます。 絞り込まれた語録から選ぶだけで入力が完了です。普通に入力する「1行テキスト」に比べて、以下の点で優れています。

  • 株式会社や(株)など入力者によって微妙に変わる「表記ゆれ」が無くせる
  • 誤字、脱字といったヒューマンエラーを防げる
  • 入力の手間を大幅に削減できる

未登録の語録を新規追加する

語録集の便利な点は、かんたんに新しい語録を追加できる点にあります。選択肢パーツと比べても圧倒的に簡単です。

百聞は一見に如かず 千聞とてまた然り。今サンプルを出しますね

未登録の語録を新規に追加する
未登録の語録を新規に追加する

未登録の語録が入力されると新規追加画面に切り替わり、このまま登録できます。
でも、スタッフが自由気ままに新しい語録をどんどん追加されると困る・・・という場合もあります。

例えばふりがなをひらがな?かたかな?ローマ字?どれを使うのかといった統一ルールをみんなに伝えてそれを守らせるのは結構たいへんです

追加される単語はあとから管理者が修正できますが、それ以前にスタッフに語録の新規追加を認めない設定も可能です。
テンプレート編集画面で「日報作成時に語録の追加を許可する」のチェックを外すことで、スタッフが語録を追加できなくなります。

語録の新規追加を許可しない設定
語録の新規追加を許可しない設定

スタッフによる新規追加を許可しない場合、管理者が責任を持って想定されるすべての語録を追加しておく必要があります。

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