日報受信ボックスについて

2020年05月04日

日報受信ボックスに日報やチェックシートが届きます

グループのスタッフが作成した日報の内、あなたが読める日報だけがこの「受信ボックス」に表示されます。この受信ボックスは「一覧表示」と「詳細表示」の2種類の表示形式があります。

一覧表示
日報を一覧で表示するモードです。日付や提出者など大まかな情報を把握できます
詳細表示
1件の日報を全画面で表示するモードです。多くの機能は詳細表示で利用できます

日報の一覧表示モード

日報の一覧表示モードの画面です。

日報一覧表示。絞り込みや検索が行えます
日報一覧表示。絞り込みや検索が行えます

画面左側に日報の一覧がカードレイアウトで表示されています。画面右側には日報を絞り込んだり検索するための機能が配置されてます

直近の提出状況
受信した日報をもとに作成される提出簿です。本日から7日前までの提出状況がひと目で確認できます。人名や数値はすべてボタンになっており、ボタンをクリックすることで絞り込みすることができます
読んでいない日報だけ表示する
クリックすると「未読の日報」だけにチェックが入り、その名の通り読んでいない日報だけをフィルターできます。その他に「承認済みの日報」「棄却の日報」「審査前の日報」「既読の日報」でそれぞれフィルタできます。これらのフィルタは組み合わせて使用することもできます。
全文検索
検索した居キーワードを入力して日報を検索できます。コメントや、手書きメモなど一部の項目は検索の対象になりません。この機能はGOLDPLAN限定です
テンプレートによる絞り込み
特定の日報テンプレートでフィルターできます。
タグによる絞り込み
日報につけたタグを対象に絞り込みすることができます

日報のカードについて少し詳しく見てみましょう

日報カード詳細
日報カード詳細

日付とテンプレート
日報作成者が指定した日付と、使用した日報テンプレートが表示されます
提出者と提出先
誰が誰宛に書いた日報かを把握できます。なお共有先については詳細表示にしないと確認できません。
日報に付与したタグ
タグです。一覧表示上にタグが表示されるため目印として使えます。また後述する「日報の検索」でもタグを使った検索ができます
日報の状態
承認・棄却・審査前といった日報の現在のステータスが表示されます。
概略文
日報本文の中で、上から100文字程度を抜き出して表示されます。検索を使う場合は検索結果のスニペットが概略として表示されます。もし概略が邪魔であれば個人設定から非表示にできます。

日報のカードがグレー色の場合は、自分が書いた日報であることを意味しています。このグレー色の日報は自分の書いた日報なので送信BOXにも同じものが表示されます。

日報を検索・絞り込みする

すべてを紹介するわけではありませんが、いくつかの検索方法を具体的に解説してみます。
例えばタグによる絞り込みの場合は、探したいタグを選択することで絞り込みが行われます。

タグを使い日報を絞り込んだ例
タグを使い日報を絞り込んだ例

このときタグを2種類以上選択すると、絞り込みの条件はORとなります。平たく言えば選んだタグが1つでも含まれている日報が絞り込み表示されます。

探したい文字が明確にわかっている場合は全文検索も便利です。キーワードを入力することで検索が開始されます。

全文検索によって日報を検索した例
全文検索によって日報を検索した例

他にもテンプレートの絞り込みや提出簿からの絞り込み、そしてこれらの組み合わせで検索ができるので色々試して見てください。 さて、日報の一覧表示はおおよそこのくらいです。画面左の日報一覧から任意の日報をクリックして、日報の詳細表示に切り替えてみましょう

日報の詳細表示モード

日報一覧画面から目的の日報をクリックすると日報の詳細表示モードに切り替わります。

日報の詳細表示
日報の詳細表示

日報本体
日報本文です。特筆すべき事項は特にありません
タグ
この日報にセットされているタグが一覧で表示されます。すぐ下には全てのタグ一覧があります。タグをクリックするたびに「セット」「解除」が行えます
既読・未読のスタッフ
この日報をすでに読んだスタッフと、まだ読んでいないスタッフの一覧です。
戻るボタン
日報一覧表示モードへ戻ります
次へ・前へボタン
表示中の日報から移動するボタンです
棄却・承認ボタン
日報を承認したり棄却したりします。このボタンが表示されるのは提出先に指定されたスタッフのみです。他のスタッフは「既読」ボタンが表示されます
一括PDFに追加
まとめて日報をPDFに出力したいときにこのボタンをクリックしてください。一括PDFのリストに追加されます。
PDF出力
表示中の日報をPDFに出力します
PDF設定
PDF出力に関する設定を行います。例えば文字のサイズや透かしなどの設定ができます。詳しくはPDF出力のページを御覧ください
CSV出力
表示中の日報をCSVに出力します。画像や写真など一部のデータはCSVに出力されません
コピー&新規
表示中の日報をコピーして新規作成します。修正と違い複製ですので表示中の日報の内容が書き変わるわけではありません
コメント
日報にコメントを入力します。種類は少ないですがスタンプなんかも使えます

※カレンダーから日報を表示して読む事もできます。詳しくはカレンダーを御覧ください

日報本体の下には詳細情報が確認できる領域があります。通常は折りたたまれているため、クリックで展開します

日報のIDやサーバ保存時間などの詳細情報
日報のIDやサーバ保存時間などの詳細情報

作者ID
日報オーナーのIDが確認できます(IDはNipoが自動で割り当てる一意な値です。変更はできません)
作者名
日報オーナーの名前が表示されます。
文書ID
表示中の日報に割り当てられた一意な値です。
DBに格納された日付
実際にその日報がほんとうの意味で保存された時刻を表示しています
作者が指定した日付
日報作成時に指定した日付です。集計などはこのユーザ指定した日付が基準となります。また表示上の日付もこちらが使われます。
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